Stand: 01.09.2024
Allgemeine Hinweise
Die nachfolgenden Hinweise geben einen Überblick über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten aus Ihrem Mitgliedsverhältnis. Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht geben. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach der konkreten Nutzung der Angebote des Vereins. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Wir legen Wert auf eine möglichst transparente Darstellung aller wesentlichen Informationen zu dem Schutz Ihrer Daten. Sollte es dennoch Unklarheiten, Fragen und damit Klärungsbedarf geben, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren.
1) Datenerfassung
Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung?
Verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (Art. 4 Abs. 7 DSGVO) und der übrigen nationalen Datenschutzgesetze und datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:
Schwimm-Club Ostend 1910 e.V.
An der Wuhlheide 212
12459 Berlin
Gemäß Geschäftsordnung des Vorstandes des Schwimm-Club Ostend 1910 e.V. ist der Kassenwart Verantwortlicher für Datenschutz und der Datenschutzbeauftragte.
E-Mail: Kasse@sco1910.de
Wie erfassen wir Ihre Daten?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen Ihrer Mitgliedschaft von Ihnen erhalten. Zudem verarbeiten wir – soweit dies im Rahmen der Erfüllung der Mitgliedschaft erforderlich ist – personenbezogene Daten, die wir von Dritten zulässigerweise erhalten (z.B. Behörden, Ämtern, Verbänden oder Versicherungen).
Relevante personenbezogene Daten sind insbesondere Personalien (Vorname, Name, Adresse, Geschlecht und andere Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer oder E-Mail- Adresse), Geburtsdatum, Beruf, Schule, Eintrittsdatum, Beitragsgruppe, Bankverbindungsdaten bei erteilten SEPA-Lastschriftenmandat, Informationen zur Zahlung des Beitrages und der Aufnahmegebühr, ggf. Daten im Zusammenhang mit der Teilnahme an Sportangeboten und Fahrten (z.B. Trainingsteilnahmen, Trainingsdaten inklusive Wettkampfzeiten, DSV-Lizenzangaben, Impfdaten, Versicherungsdaten, Unverträglichkeiten, Einwilligungserklärungen, Zahlungsinformationen für Fahrtkostenanteile, Fortbildungsdaten bei Trainern sowie Übungsleitern, Einwilligung für Fotos) sowie dem Zutritt zum Vereinsgrundstück (Schlüsselbuch).
Ferner kann es im Einzelfall erforderlich sein, Identitätsdaten auf der Basis eines amtlichen Ausweises oder Verbandsdokumente (z.B. Trainerlizenzen, DSV-Lizenzen etc.) zu erfassen.
Darüber hinaus können dies auch Daten aus Logfiles, zur Überwachung der Internet- und Emailnutzung (soweit zulässig), Zugang zu IT-Kernsystemen sein.
Personenbezogene Daten werden auf der Website ausschließlich über Formulare erfasst, über die die Daten eingegeben werden. Dies betrifft das Anmeldeformular bei bestimmten Veranstaltungen, wo insbesondere Vorname, Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Datum der Anmeldung, Anzahl der reservierten Plätze, ggfs. ein Kommentar erfasst werden.
Außerdem werden für die Organisation von Vereinsaktivitäten (z.B. Trainingseinheiten) sowie zur Kommunikation mit Mitgliedern und deren Vormünde sowie zur Verwaltung personenbezogene Daten (Vorname, Name, Vereinsgruppe, E-Mailadresse, Mobilfunknummer, Geburtsdatum, FEZ-Zugangskartennummer, Flossengröße, Bemerkungen, Mitgliedsnummer, Datum Unterschrift Baderegeln, Datum des letzten ärztlichen Attestes in der Spond-App erfasst. Bei minderjährigen Personen wird insbesondere aus Gründen der Notfallkommunikation der Vorname, Name, E-Mailadresse und Telefonnummer der Vormünde erfasst.
Wofür nutzen wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage erfolgt dies?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit der Datenschutz- Grundverordnung (EU-DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und be- reichsspezifischen Datenschutznormen, Satzungen und Ordnungen von Verbänden im Bereich Wettkampf- und Spielbetrieb, sofern dieses im Rahmen des wahrgenommenen Sportangebotes erforderlich ist.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 4 Nr. 2 EU-DSGVO) erfolgt zur Begründung, Durchführung und Beendigung der Mitgliedschaft. Der Zweck der Verarbeitung richtet sich in erster Linie nach den Notwendigkeiten der Durchführung der Mitgliedschaft (Beitragszahlungen, Abgabe von Beiträgen an Fachverbände und Sportversicherung, Beantragung von Zuschüssen, Melde- und Leistungsdaten bei Teilnahme am Wettkampf- und Spielbetrieb).
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse: Durchführung unserer Geschäftstätigkeit), der sich aus den festgeschrieben Zweck der Vereinstätigkeit in § 2 (1) ergibt.
Zudem unterliegen wir als Verein diversen rechtlichen Verpflichtungen aus Gesetzen, Satzungen und Ordnungen aus Mitgliedschaften, wie z. B. Anforderungen aus Steuergesetze, Mitgliedschaften in Fachverbänden und Dachverbänden. Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem Maßnahmen zur Erfüllung steuerrechtlicher Pflichten sowie die Meldung von Daten Dach- und Fachverbände. Ferner verarbeiten wir Ihre Daten zur Erfüllung von Meldepflichten gegenüber Ämtern, Versicherungen und Behörden, jeweils auf Grundlage einer gesetzlichen Verpflichtung.
Innerhalb des Vereins erhalten diejenigen Bereiche Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der Mitgliedschaft oder gesetzlichen Pflichten benötigen. Auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter können zu diesen genannten Zwecken Daten erhalten. Diese sind uns gegenüber vertraglich zur Einhaltung derselben Datenschutzstandards verpflichtet, dürfen Ihre personenbezogenen Daten lediglich im gleichen Umfang und zu den gleichen Zwecken wie wir verarbeiten und sind unseren Weisungen unterworfen. Dies sind Unternehmen in den Kategorien, IT-Dienstleistungen, Logistik sowie Telekommunikation.
Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Vereins ist zunächst zu beachten, dass wir die geltenden Datenschutzvorschriften beachten. Informationen über Sie dürfen wir nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmun-gen, Satzungen oder Ordnungen auf der Basis der Mitgliedschaft dies gebieten, Sie eingewilligt haben oder wir zur Erteilung einer Auskunft befugt sind. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z. B. sein:
- Bezirks-, Landes- und Bundesfachverbände
- Öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Ämter, Behörden) bei Vorliegen einer gesetzli- chen oder behördlichen Verpflichtung;
- Stellen zur Durchführung von Inkasso-Leistungen.
Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung (z.B. unsere Kontoführende Bank zur Umsetzung des SEPA-Lastschriftenmandats, Reiseanbieter bei Vereinsfahrten) erteilt haben.
Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Soweit erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer Ihrer Mitgliedschaft. Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO) oder Satzungen und Ordnungen ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre.
Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) bis zu dreißig Jahre betragen können, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt. Sobald die Speicherung der Daten nicht mehr zur Durchführung der Mitgliedschaft erforderlich ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen, werden Ihre Daten unverzüglich gelöscht.
Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums -EWR) findet grundsätzlich nicht statt.
Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums -EWR) kann im Einzelfall stattfinden, soweit dies zur Ausführung Ihrer Mitgliedschaft (z. B. Wettkampfteilnahmen) erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben. Über Einzelheiten werden wir Sie, sofern gesetzlich vorgegeben, gesondert informieren.
2. Widerspruchsrecht
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das ohne Angabe einer besonderen Situation von uns umgesetzt wird.
Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt beispielsweise eine E-Mail an die oben genannte E-Mail-Adresse.
3. Betroffenenrechte
Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?
Soweit wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet haben, sind Sie Betroffener im Sinne der DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber uns zu:
(1) Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen.
(2) Sie können unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen.
(3) Sie können die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
(4) Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben.
(5) Sie können Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen verlangen.
(6) Sie können Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen.
(7) Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Geschäftssitzes wenden.
Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Im Rahmen Ihre Mitgliedschaft müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung der Mitgliedschaft erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich oder durch Satzungen und Ordnungen verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel die Durchführung der Mitgliedschaft ablehnen müssen. Insbesondere sind wir zum Teil nach Vorschriften aus Satzungen oder Ordnungen vor allem im Wettkampf- und Spielbetrieb verpflichtet, Sie vor der Teilnahme beispielsweise anhand Ihres Personalausweises zu identifizieren und dabei Ihren Namen, Geburtsort, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit sowie Ihre Wohnanschrift zu erheben.
Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?
Wir nutzen keine automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Herbeiführung einer Entscheidung über die Begründung und Durchführung Ihrer Mitgliedschaft. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.
Inwieweit werden meine Daten für die Profilbildung (Scoring) genutzt?
Wir verarbeiten teilweise Ihre Daten automatisiert mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (Profiling). Wir setzen Profiling beispielsweise in folgenden Fällen ein:
- Alterstrukturen und Wahrnehmung von Angeboten zu Meldezwecken an Fach- und Dach- verbände
- Analyse von Sportangeboten zur Weiterentwicklung und Optimierung unserer Angebote
4. Website: Hosting und SSL-Verschlüsselung
Das Hosting dieser Seite erfolgt bei der Strato AG, Berlin. Es besteht ein Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung mit der Strato AG.
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